Konrad HeelCzym jest Kanban?
Tablica kanban to narzędzie, które pomaga wizualizować pracę, śledzić postępy i identyfikować wąskie gardła. Można ją stosować w różnych branżach, od produkcji po rozwój oprogramowania. Tablice kanban mają wiele zalet, w tym pomagają zobaczyć proces i zrozumieć, jak praca przepływa przez nasz system.
Historia
Tablica kanban została po raz pierwszy opracowana przez Taiichi Ohno, inżyniera przemysłowego w firmie Toyota, któremu przypisuje się opracowanie Toyota Production System. System ten został zaprojektowany w celu zwiększenia wydajności i kontroli jakości w produkcji. Później rozpowszechnił się w innych branżach, w tym przy tworzeniu oprogramowania.
Fortask
To nie tylko narzędzie, które posiada tablicę Kanban, to przykład aplikacji do kompleksowego zarządzania pracą. Na tle pozostałych wyróżnia go dualne podejście do zadań, a tym samym tablic. Bardzo bogaty wariant standard zaczyna się od 4,49$ mc za użytkownika: Daje różne widoki – Kanban (nazwany tutaj tablicą), pulpit oraz listę zadań. Dodatkowo Kalendarz i możliwość tworzenia automatycznych zadań cyklicznych.
Zadania
Jeśli chodzi o zadania mamy dwie możliwości, pierwszą są zadania 1 na 1 – są to proste zadania, które zleca się pojedynczej osobie. Jest tutaj oczywiście możliwość komentowania, załączania plików, kilka możliwych statusów, zastosowania w pełni personalizowanych etykiet, wyznaczania daty realizacji, estymacja oraz ilość poświęconego czasu pracy (te dwa ostatnie elementy są w opcji Standard). Ponadto zadanie można rozbudować o checklistę.
Drugą możliwością są zadania 1 do wielu, które pozwalają rozłożyć zadanie na mniejsze części i przypisanie różnych osób do realizacji poszczególnych kroków w zadaniu – takie elementy noszą nazwę podzadań. Każde z podzadań ma dostępne możliwości jakie zostały wspomniane dla zadania 1 na 1.
Tablice
Funkcjonują w ramach projektów (czyli przestrzeni na zadania) lub w widoku globalnym. Podobnie jak dla zadań mamy tutaj dedykowane dwa rodzaje widoków, jeden dla zadań, a drugi dla podzadań, który jest fenomenalnym rozwiązaniem, ponieważ pokazuje jednocześnie proste zadania i podzadania z tych, które są złożone.
Biorąc pod uwagę, że tablica może być wysoce spersonalizowana przynosi to wiele korzyści w zależności od roli jaką pełnimy w firmie.
Z perspektywy Menedżera pozwala zobaczyć globalną liczbę zadań dla konkretnych pracowników (jeśli grupowanie będzie dotyczyło wykonawcy) lub timeline planowanej realizacji (jeśli grupowanie będzie dotyczyło terminu realizacji). Można wybrać tylko i wyłącznie zadania, które nie są jeszcze zrealizowane lub te o konkretnej etykiecie. Nie ma oczywiście jednego najwygodniejszego widoku, ale tablica pozwala zapisać swoje ustawienia i płynnie się pomiędzy nimi przełączać.
Z perspektywy pracownika zwykły widok podstawowych statusów jako kolumn może być bardzo użyteczny, wówczas nowe zadania pojawiają się w jednej określonej kolumnie (jako np. przypisane). Jeśli natomiast bierze udział w wielu projektach, może mieć zadania pogrupowane właśnie w taki sposób. Dzięki temu, że aplikacja umożliwia zapisanie swoich preferencji można w łatwy sposób przełączać się pomiędzy zadaniami własnymi, a zleconymi.
Prywatność
Wydzielenie tego kto i co powinien widzieć bywa złożone. Jasne, trzeba być otwartym i uczciwym z ludźmi, ale pewne kwestie zawsze pozostają za zamkniętymi drzwiami Dyrektora lub Prezesa. Fortask daje możliwość utworzenia zadań prywatnych – to jest takich zadań, które nawet w projekcie o ogólnej dostępności będą widoczne tylko dla ograniczonej liczby osób: Menedżera projektu oraz osób zaangażowany w to konkretne zadanie. Co więcej, można tworzyć projekty, których zadania domyślnie będą prywatne, a użytkownicy nie będą mieli możliwości dokonania zmiany w tym zakresie.
Innym przykładem ustawień projektu jaki jest dostępny dla zadań, które posiadają podzadania jest możliwość zablokowania dostępu do podzadań innych osób. W ten sposób jeśli jesteś wykonawcą jednego z podzadań, to inni wykonawcy zobaczą tylko nazwę Twojego podzadania oraz status, a pozostałe informacje, jak załączniki czy komentarze tego podzadania będą niedostępne. Pełne informacje może wówczas zobaczyć np. Autor zadania lub osoba pełniąca określoną rolę na projekcie. W takim wypadku zobaczysz kartę na tablicy podzadań jeśli chcesz, ale zobaczysz też ikonę kłódki, która informuje o braku dostępu do danego podzadania.
Miłe zaskoczenie na koniec: Fortask wysyła raz na jakiś czas powiadomienie mailowe (domyślnie co 4h) o zmianach jakie się zadziały w Twoich zadaniach, więc jeśli pracujesz w innych godzinach niż Twój zespół możesz z poziomu jednej wiadomości prześledzić najważniejsze powiadomienia.
Konsultacje
Z racji tego, że aplikacja Fortask wychodzi do swoich klientów pamiętaj, że możesz umówić się na prezentację i wspólnie z ekspertem omówić przypadki użycia i zastosowania w Twojej firmie. To niewątpliwie duży wyróżnik wśród konkurencji.
Trello
Trello to prosta tablica zadań, dla wielu wręcz synonim Kanbana. Jeśli nie przewidujesz szerokiego działania w kwestii procesowej, tylko czegoś tu i teraz – może się to okazać dobrym rozwiązaniem. Zwróć tylko uwagę na możliwości rozszerzenia (do wersji Premium), co dokładnie jest w ofercie i jakie są to koszty. Zmiana narzędzia w jakie inwestujemy czas może się później okazać czasochłonna i kosztowna.
Zadania
Każda karta jest odrębnym zadaniem, może mieć tytuł, opis, etykietę, datę wykonania (jednak kalendarz dostępny jest tylko w wersji Premium) i wykonawcę. Więcej można dołączyć po otwarciu zadania, takie jak załączniki, checklisty, lub okładki.
W wersji bezpłatnej nie można ustalić kto jest w stanie przenosić karty pomiędzy kolumnami, ani innych uprawnień, typu zmiana daty, etc. – zmiana roli na tablicy jest zarezerwowana tylko dla opcji Premium (czyli od 10$ mc / użytkownika).
Tablice
Musisz je utworzyć raz i tak pozostają. Nie ma tutaj takiego dynamicznego kontekstu jak we wspomnianej wyżej aplikacji Fortask. Jedyne możliwości jakie mamy to filtrowanie w ramach utworzonych kolumn na podstawie kilku rodzajów parametrów, tych związanych z uczestnikami tablicy, zależnych od daty, a mianowicie:
· bez terminu
· po terminie
· do jutra
oraz wyświetlać połączenie powyższego z uwzględnieniem etykiety kolorystycznej, która domyślnie jest pusta, nie zawiera żadnej nazwy. Można to oczywiście zmodyfikować i ręcznie nadać odpowiednie nazwy lub z panelu edycji utworzyć dodatkowe etykiety.
Niestety nie ma możliwości, aby się szybko przełączać pomiędzy określonym zestawem filtrów, przez co trzeba je ręcznie przełączać.
Prywatność
Tutaj obowiązuje prosta zasada – jeśli masz dostęp do danej przestrzeni – masz dostęp do kart. Jeśli jesteś użytkownikiem opcji Premium, to nie stanowi większego kłopotu, ponieważ wystarczy utworzyć dodatkową przestrzeń dla mniejszej ilości osób i wyświetlić wszystkie karty zbiorczo.
Asana
Asana to narzędzie do zarządzania projektami. Możemy brać udział w wielu projektach i działać w ramach każdego z nich z osobna. W części raportowej (dostępne w ramach pakietu Premium od 11€ mc / licencję) bardzo wyraźnie jest ten trend widoczny. Można utworzyć swój dashboard zorientowany na określone osoby, ale tablicowo nie jest to do wykonania.
Zadania
Karty zadań domyślnie mają tytuł i można z tego miejsca przypisać użytkownika i datę. Można także zostawić Like przy zadaniu. Po otwarciu zadania można zobaczyć wiele szczegółów, jak zależności oraz tak zwane podzadania. Podzadania to zwyczajna checklista, można te elementy wyświetlić w sekcji Moje zadania jeśli są do nas przypisane. Otwierając profil danej osoby można wyświetlić prostą listę, jednak podzadania nie wyświetlają informacji o projekcie, dane te pojawiają się tylko w momencie otwarcia danego podzadania.
Zadanie jako takie można przekształcić w podzadanie lub utworzyć z niego szablon. Pomimo, że zadanie pozwala na podzielenie pracy na mniejsze elementy, tworzenie zadań uzupełniających lub nawet dokładanie tagów, to widok całości po otwarciu nie jest tak czytelny jak wcześniej wymienione aplikacje.
Tablice
Asana jako jeden z widoków projektów pozwala wyświetlić zgromadzone zadania jako tablicę. Podobnie jak w Trello samodzielnie tworzysz kolumny i masz dostępne proste filtrowanie. W zdefiniowanych kolumnach możesz wyświetlić wszystkie zadania, lub tylko te do zrobienia. Następną opcją jest wyświetlenie tych zakończonych w wybranym czasie (np. ukończone z 1 tygodnia). Nie mamy możliwości określenia dat z tego widoku.
Drugą opcją filtrowania, zwane szybkimi filtrami dotyczą wyświetlenia zadań własnych, zadań z terminem w bieżącym lub przyszłym tygodniu. Jest także opcja niestandardowych filtrów, ale tam mamy możliwość wybrać zadania określonej osoby lub zadania dla określonej daty.
Dwie powyższe opcje można ze sobą połączyć, ale w przeciwieństwie do Fortask nie ma możliwości zapisania takiego zestawu filtrów na tablicy.
Prywatność
Podobnie jak Trello – aby zachować prywatność konieczne jest tworzenie nowych projektów na zadania i ograniczenia ilości osób. Można łatwo przenosić zadania do innych projektów, ale poruszanie się po projektach dla osób w nich nie uczestniczących, a jedynie posiadających przypisane zadania / podzadania bywa kłopotliwe. Podobnie jak w przypadku Trello, tak i w Asanie mając wersję Premium dużo łatwiej przygotować „swój” widok w postaci zakładki raportowej.
Ostatnie słowo o Asana: ilość wiadomości z powiadomieniami jest tym większa, im więcej akcji podejmowane jest w aplikacji. Jeśli chcesz równolegle korzystać z poczty może okazać się konieczne założenie filtrów i reguł, które przesuną tą pocztę do dedykowanego folderu.
Kanbanize
To bardzo minimalistyczna aplikacja, która pozwala elastycznie zmniejszyć wyświetlane obszary, przez co świetnie się sprawdzi dla tych, którzy korzystają z kilku monitorów, aby być wyświetlone gdzieś w tle. Stanowi to wygodny element. Pozostałe aplikacje lepiej się sprawdzają na większych oknach przeglądarki.
Zadania
Zadania w Kanbanize są oczywiście w formie kart, można do nich dodawać podzadania, które podobnie jak w Trello i Asanie są w formie checklisty. Tutaj akurat pojawiają się na karcie zadania i są od razu doskonale widoczne. Dodatkowo z poziomu karty widać powiązania z projektami oraz możemy oczywiście umieszczać na takim zadaniu komentarze.
Każde z zadań jest w systemie tak samo ważne. Nie ma możliwości zmiany priorytetu. Możemy za to określić osobę odpowiedzialną za zadanie.
Tablice
Są podzielone na określone widoki, nie tworzymy tutaj tak jak w przypadku Trello i Asany kolumn. Niestety w przeciwieństwie do Fortaska nie ma tutaj żadnej dynamiki i szerszej możliwości konfiguracji widoku. Przeciągając karty pomiędzy kolumnami automatycznie uzupełnia się informacja o projektach – na zasadzie paska postępu. Elastyczność tego narzędzia jest na najniższym poziomie z tych, które są tu opisywane
Ogólnie o Kanbanize
Jeśli chcesz poeksperymentować z tablicą Kanban – spróbuj. Aplikacja jest przyzwoitym narzędziem na początek, ale całkiem szybko można trafić na paywalla. Zastanów się co chcesz osiągnąć i sprawdź wszystkie dostępne opcje.
Podsumowanie
Wybór narzędzia nie jest łatwy. Zanim zaczniesz testy różnych rozwiązań musisz poświęcić chwilę czasu i zastanowić się co dokładnie chcesz uzyskać. Ważne będzie tutaj przeanalizowanie obecnych problemów, sposobu działania w Twojej firmie lub dziale. Dodatkowo warto zastanowić się co będzie przydatne w przyszłości, gdy firma będzie się rozwijać. Na podstawie takich informacji będzie Ci łatwiej odrzucić pewne aplikacje, które nie spełnią podstawowych założeń. Pamiętaj również, że producenci niektórych aplikacji są otwarci dla klientów i umożliwiają spotkanie online z ekspertem. Podczas rozmowy omówisz wszelkie aspekty i dowiesz czy takie rozwiązanie sprawdzi się w Twoim przypadku.
Dochodzimy do kolejnego ważnego aspektu: warto też spojrzeć, czy twórcy zapewniają wsparcie. Może być potrzebne w momencie tworzenia czegoś nowego lub modyfikacji posiadanego rozwiązania.
admin
Add comment